A legidegesítőbb adminisztrációs feladatok, amik felzabálják az idődet!

A legidegesítőbb adminisztrációs feladatok, amik felzabálják az idődet!

1000 449 Huncsik Péter

Korábbi cikkünkben kikértük olvasóink véleményét, hogy akár edzőként, akár mozgásstúdió, edzőterem, dojo vagy sportegyesület vezetőjeként mely adminisztrációs feladatok nehezítik meg leginkább a mindennapjaikat.

Ezek egytől egyig olyan teendők, amelyek neked is bosszúságot okoznak, és valahogy így jellemeznéd őket:

  • púp a hátadon
  • sosincs kedved nekiállni, ezért az utolsó pillanatra hagyod
  • rengeteg idődet rabolja el nap mint nap
  • úgy érzed, hasznosabb dolgokkal is tölthetnéd a rájuk szánt órákat
  • DE: muszáj őket elvégezni, különben elmegy a vendég, csökkennek a bevételek, nem tudod fenntartani az edzéseket, és a legrosszabb esetben bedől az egész addigi munkád…

Puff neki, patthelyzet! A felmérés eredménye szerinti sorrendben (a legfájóbbat vesszük utoljára) összeszedjük a csoportos órák és edzések hátterét biztosító admin feladatokat, meg azt is, milyen nehézségek társulnak hozzájuk. A végén pedig azt, mit tehetsz azért, hogy megkönnyítsd a saját dolgodat!

 

Toplista

7. A tanítványaid/vendégeid egyéni kéréseinek, igényeinek és állapotának nyilvántartása (edzésterv is)

Ez lett holtversenyben az utolsó, de csak kicsivel maradt le a többitől, nem véletlenül.

Fejben kell tartanod a tanítványaid előéletét, vagy felírod egy füzetbe, aztán elfelejted, hova írtad, ez így követhetetlen. Ha kevés a vendéged, akkor még megoldható az igények, teendők memorizálása, bár az időmenedzsmenttel foglalkozó cikkünkben (elérheted itt) is említettük, hogy az agyad nem a feladatok tárolására való, sokkal fontosabb dolgokra hivatott…

Persze az edzésterveket vezetheted valamilyen elektronikus dokumentumban, de a tanítványaid akkor sem tudják követni a saját fejlődésüket, ha meg hozzáférést adsz, akkor mindenkinek külön kell egy ilyen táblázatot készítened. Na ne: edző vagy, nem íródeák!

 

6. A soron követkeedzések esetleges változásairól való információátadás e-mailen vagy telefonon minden tanítványodnak egyesével

 

Azt nem engedheted meg magadnak, hogy egy elmaradt tájékoztatás miatt vendégeket veszíts, ez manapság igen nagy luxus. A verseny hatalmas, a vendégeid kedvükre válogathatnak a számtalan lehetőség közül, és aki egyszer csalódik, abban megmarad a tüske. Ha nem is vált edzőt vagy termet azonnal, de már bekerült az „ellenőrzőnkbe” egy fekete pont, ugyanis minden ilyen hiba bizalomvesztéssel jár. Ez pedig gyorsan ahhoz vezet, hogy a vendéged új edzőhely után néz.

 

5. Órarend vezetése/edzésekre való előzetes bejelentkezések kezelése

Láthatják a valós idejű órarendet a vendégek, meg tudják nézni valahol, ha változás van vagy elmarad egy óra? Új vendégek dettó? Hogyan jelentkeznek edzésre a tanítványaid? Ki e-mailen, ki telefonon, ki Messengeren, ki személyesen? És ezt te tényleg átlátod abban a kockás füzetben? Vagy a mobilod jegyzet appjába írod be gyorsan, hogy épp ki akar jönni hozzád és mikor?

Látod előre, hogy épp teltház lesz, és többen már nem férnek be a terembe? Előfordult már, hogy elfelejtetted a nevét vagy a dátumot, mielőtt beírtad volna az Excelbe? Mással is megesik, de baromi kínos, ha vissza kell kérdezni, és még az idő is megy vele. Aztán számolgatsz minden egyes edzés előtt, hogy teltház lesz vagy túl kevesen jönnek el… és itt kezdenek elszabadulni az anyagiak (is). Ideje leváltanod a jegyzetfüzetet és a táblázatokat.

 

4. A bevételek és kiadások kimutatásainak megszerkesztése

Ez az egyik rákfenéje annak, ha edzéseket tartasz vagy sportstúdiót vezetsz: a szakmai odaadás nem elég, igenis tisztában kell lenned a piszkos anyagiakkal! Ha nincs elég bevételed, ha veszteségesek az órák, akkor tolhatod bele a saját pénzedet, amíg el nem fogy a lelkesedésed, no meg a pénzed…

Ezt elkerülendő minden héten/hónapban le kell ülnöd összeírni a bevételeidet, kiadásaidat. Aztán rittyentesz egy szép statisztikát, hogy képet kaphass arról, megy-e a szekér, és hol kell változtatnod ahhoz, hogy ne érjenek keserű meglepetések. Csakhogy ez baromi sok idő, minél több edzéstípust kínálsz, és minél több tanítványod van, annál nagyobb meló összerakni a „könyvelést”.

 

3. Tag-/vendéglista vezetése, állandó frissítése (gyerekedzések esetén a szülők adatait is beleértve)

Ismered az összes tanítványodat és mindent tudsz róluk, ami az edzésekhez szükséges? Gyerekedzések esetén a szülők adatait is? Minden adat friss, és azonnal aktualizálod, ha bármi változik? Ha igen a válasz, akkor zseni vagy.

Ha nem, akkor a sorstársaidhoz hasonlóan teljesen normális edző vagy, akinek véges a kapacitása, és elfelejt időnként ezt-azt. Nem is várható el, hogy mindent fejben tarts vagy rögtön elvégezz. Persze van megoldás arra, hogy minden új infót azonnal rögzíts, de erről picit később…

 

2. Az edzéseken való jelenlétek vezetése papír alapon vagy Excelben

Hány csoportos edzést tartasz hetente? Ha több edzővel dolgozol, még több csoport, még több résztvevő, és a jelenléteket minden esetben pontosan vezetned kell, mert ez minden további adminisztráció alapja. Ha nem regisztrálod minden alkalommal a jelenlévőket, az rontja a statisztikádat, később nem tudod majd, melyik óra teljesít jól, és melyik veszteséges.

Ha többször nem vonod le az alkalmat a bérletekből, akkor közvetlen anyagi hátrányod is származik az adminisztrációs elmaradásból. Márpedig ha nap végén otthon próbálod emlékezetből kitölteni a jelenlétiket, akkor egyrészt elvesztegeted a drága szabadidődet, amit a családoddal és kikapcsolódással tölthetnél, ráadásul garantáltan lemarad valamilyen infó. Ideje leváltanod a jegyzetfüzetet és a táblázatokat

 

1. Tagdíjak/bérletek nyilvántartása, kintlévőségek nyomon követése és behajtása

Ééés igen: elérkeztünk a legnagyobb mumushoz! Napijegy, hetijegy, X alkalmas vagy havi bérlet, egyedi kedvezmények, ki fizetett, ki nem, mennyit, mikor, tartozik, nem tartozik, lejárt a bérlet vagy van még rajta felhasználható alkalom, és ezt minden nap, újra meg újra… Már leírni is fárasztó, nem hogy követni!

Sok edzés, sok vendég, sok tanítvány, sok pénz, sok adminisztrálnivaló, nagy felelősség… Mindezt manuálisan vezetni, fejben tartani, egyeztetni, behajtani a tartozásokat5 embert próbáló feladat. Valld be, neked is meggyűlik a bajod velük!

Pedig a felsorolt problémákra van egy kézenfekvő megoldás, mégpedig az automatizáció.

A fenti kihívások hívták életre, és ezek mentén fejlesztjük tovább azt az online vendégkezelési és adminisztrációs rendszert, amely a saját, vendégeid és klubod igényeihez passzoló háttértámogatást biztosít. Hiszen nem az adminisztráció a fő feladatod, hanem az oktatás, klubod vezetése és fejlesztése!

Ha úgy érzed, te is hasonló nehézségekkel küzdesz, keress minket bátran! Együtt pikk-pakk megtaláljuk a kiutat!

Több infót szeretnék a megoldásotokról!

 

Hozzászólások

    Send this to a friend