Az igényes úszóiskola vezetőjének dilemmája

Az igényes úszóiskola vezetőjének dilemmája

1200 600 Boczonádi-Békássy Kriszta

Hogyan vezetheted sikeresen sok csoportos úszóiskoládat úgy, hogy nincs mögötted egy csapatnyi munkatárs, akik csak az órák szervezésével, a nyilvántartásokkal és a telefonok kapkodásával foglalkoznak naphosszat? Meríts ihletet a Polly tapasztalataiból!

Van egy remek úszóiskola Veszprém megyében, amelyet a gyermekek korai fejlesztése iránti elhivatottság inspirált, és ez az érték az alapja az oktatásnak mind a mai napig.


A Polly Úszóiskola csapata 3 helyszínen, többféle csoportban adja át a kicsi és nagyobb gyerekeknek az úszótudást. Emellett a gyógyúszás foglalkozások is fontos részét képezik a mindennapjaiknak, amellyel beteg gyermekek fizikai állapotán igyekeznek javítani.
Most az ő történetüket ismerheted meg, hogyan csökkentették drasztikusan az időigényes ügyintézős teendők mennyiségét.

Nem csak a vízben kell helyt állni

Nemes-Molnár Margaréta, az úszóiskola alapítója és vezetője az oktatás motorja. Szuper oktatói csapata segítségével folyamatosan ügyel a magas szakmai színvonalra. Viszont az úszóiskola irányítása nem csupán oktatási szinten követel sok munkát és odafigyelést, hanem az iskola fenntartását és gördülékeny működését is biztosítani kell. Ez pedig rengeteg háttérmunkával jár, aminek jelentős részét az óraszervezési, nyilvántartási és ügyfélszolgálati feladatok teszik ki.

A Polly-nak is szüksége volt egy munkatársra, aki ezeket a feladatokat ellátja, de a növekedés még több teendőt hozott magával. Ezzel egyidőben egyre nehezebb lett átfogó képet kapni az iskoláról, így az automatikus statisztikák hiánya is kiütközött.

Margaréta olyan lehetőséget keresett, amellyel a meglévő munkatársi létszám mellett tudják csökkenteni a napi feladatokat azért, hogy átláthatóbb legyen az úszóiskola működése, és az adminisztrátor kolléganő se roppanjon bele a munkába. Meg is találta a számukra kézenfekvő megoldást: a MotiBro-t (a mi legnagyobb örömünkre 🙂 ).

Bár korábban is használtak egy házi rendszert, amelyben például az oktatók lejelentették az órán részt vevő gyerekeket. Így az oktatók számára nem volt drasztikus a váltás, de az új rendszer mégis sokkal több segítséget nyújt az egész csapatnak.

Megyünk úszni, nem megyünk úszni

Korábban az adminisztrátor kollegina a papírmunka mellett az ügyfélszolgálatot is ellátta. Napi tizen-huszon-harminc telefonhívás, az egyeztetés hiányzásról, pótórákról elvitte az ideje nagy részét. A MotiBro bevezetése óta ezt a feladatkört az egyik oktató viszi az úszásórái mellett.

Hogyan? Úgy, hogy a szoftverben az online bejelentkezésnek köszönhetően a szülők jelentős része önállóan intézi a kijelentkezést, ha a gyerek mondjuk lebetegszik, és a pótórára való bejelentkezést is így oldják meg. Így a telefonos ügyfélszolgálati teendők minimálisra csökkentek, a korábbi 10 hívás helyett már alig 4-5 hívás érkezik naponta!

A szülői elégedettség sem mellékes szempont

Tehát korábban minden szülő telefonon jelezte, ha nem tudtak elmenni órára vagy pótolni szerették volna a kimaradt alkalmat. Most a legtöbben a saját felhasználói fiókjukban intézik a gyerekek úszósulis ügyeit:

  • online jelentkeznek ki hiányzás esetén,
  • bejelentkeznek pótórára
  • vagy feliratkoznak várólistára, ha éppen teltházas a megfelelő időpont.

Utóbbit kifejezetten szeretik a szülők, mert e-mailt kapnak, amint felszabadul egy hely, és már be is jelentkezhetnek egy kattintással. Így kisebb eséllyel csúsznak le az óráról, és nem kell tologatni a pótlást.

Mivel a rendszerben igény szerint állítható, meddig lehet be- és kijelentkezni az egyes kurzusok óráiról, így az oktatók is jobban átlátják az óráikat: ki jön, ki nem lesz ott, mekkora lesz a létszám.

Még az a pár szülő is megbarátkozott az újítással, akik az elején ódzkodtak a digitális rendszer használatától. Ugyanis az egyik kedvenc funkciójuk, hogy arcképet lehet feltölteni a gyerekek adatlapjára. Így nem csupán az oktatónak egyszerűbb a fényképes jelenléti ív segítségével hamar megismerni az új tanítványokat és követni a gyerekek jelenléteit, de a szülők is rendkívül lelkesek, ha új kép kerül fel a gyermekükről!

„Ha lecserélünk egy fényképet valakiről, például egy úszósapkás képet töltünk fel, azután gyakran kapunk üzenetet a szülőtől, hogy: Jaj, de jó! 🙂 Az egyik legnépszerűbb funkció a szülők körében, mert szeretik látni, hogy milyen cuki a gyerek képe a kezelőfelületen. Amikor belépnek a szoftverbe és meglátják a gyerekeik fotóját, máris személyesebbnek érzik, és szívesebben is használják.”

– osztotta meg velünk tapasztalatait Margaréta.


Az írásos infóátadás maradt, „csak” a háttérmunka lett jóval kevesebb

MotiBro bevezetése előtt volt egy Gmail fiókjuk, amelyben sok címke és kategória volt, a helyszínek és úszócsoportok szerint. Egy email címet több kategóriához is felcímkéztek, hogy csoportos üzeneteket tudjanak küldeni. Itt is megvolt minden kategória, ami most a MotiBro-ban megtalálható, de nagyságrendekkel több munkával járt a címlista karbantartása.

Manuálisan kellett berakni a címeket az egyes kategóriákba. Pl. ha a manócsoportból a kezdőcsoportba átkerült valaki, akkor az adminisztrációt intéző kolleganőnek kézzel kellett egyikről levenni, és a másik kategóriába áttenni a szülőt és a gyereket is. Tehát a címlista frissítése is plusz feladat volt csoportváltáskor.

Az új rendszerben megszűnt a manuális címkézés, mert az automatikusan átteszi a tanítványok és szülők elérhetőségét az aktuális csoportba, így:

„tizedére csökkent a munka a MotiBro-val!”

Ha van jegyzet, nincs kérdés

Az üzenetküldés mellett nagy hasznát veszik mind az oktatói mind a nyilvános megjegyzés rovatoknak is. Előzőnél jegyzik többek között a gyerekek gyógyúszó kódját, hogy rögtön látszódjon, milyen betegségtípussal érkezett. Azt is itt írják fel, hogy ha valaki úszószemüveget vagy sapkát kér, mert az oktató óra előtt át tudja futni a jelenlétin szereplő jegyzeteket, hogy mivel készüljön az órára. Így leegyszerűsödik az oktatók közötti kommunikáció, és egyetlen infó sem vész el.
A nyilvános órai jegyzeteknél pedig a szülő láthatja, ha például aznap övé az egyik „mosdóba kísérő” szerep. 🙂

Szabadulás a bérletek útvesztőjéből

A jelenlegi bérletes rendszer bonyolult, ezért masszív mennyiségű munka van a nyilvántartásukkal. Változó, hogy mennyi alkalom van a bérleteken, és az érvényességet hosszabbítani kell, ha elmarad egy óra. Arról nem is beszélve, hogy mindig akad pár „renitens” szülő is, akik szeretnének minél tovább ugyanazzal a bérlettel oktatásra járni, ez pedig már rövid távon veszteséget termelhet.

A MotiBro használata is segített átlátni, hogyan lehet egyszerűsíteni a bérletrendszeren ahhoz, hogy sokkal átláthatóbb és kezelhetőbb legyen. Jövőre bevezetik az új bérleteket, így újabb fejlesztés segíti majd az úszóiskola működését, amivel további idő szabadítható fel a fontosabb teendőkre.

„A rendszer több lehetőséget ad, testre szabható, a mi módszereinkhez legmegfelelőbb mód kiválasztható benne, ezt nagyon pozitívnak élem meg a MotiBro-ban! Ha bármi nagyobb változás áll be az úszósuli életében, az is könnyen bevezethető a rendszerben, átalakítható az egész!”

Az idő kincs!

Korábban az adminisztrátor kollegina sok időt töltött a befizetések utáni számlázással. A MotiBro bevezetése óta az automatikus online számlázással összességében havi egy egész napot megspórol, a számlázásra fordított ideje az ötödére csökkent! A korábbi számlázó programmal ugyanis nyomtatott formában készítették a számlákat, és ezeket még e-mailben is el kellett küldeni a szülőknek. Mennyi papír, mennyi szkenneléssel töltött idő… De szerencsére ez mind eltűnt! 🙂 Most a bérletek rögzítésével egyidőben a rendszer azonnal el is küldi az e-számlát a szülő e-mail címére, így két legyet ütnek egy csapásra: a befizetés is pár kattintással bekerül a nyilvántartásba, és a számlával sincs külön teendő.
Talán nem túlzás azt állítani, hogy a Polly-nál mindenki nyert a MotiBro-val:

  • Tizedére csökkent az e-mailezéssel, ötödére a számlázással kapcsolatos munka az adminisztrátor kollegina számára.
  • Az ügyfélszolgálatot intéző oktatóhoz sem záporoznak már a hívások.
  • Az oktatók egyöntetűen szeretik a rendszert, mert mindenki akkor intézi a jelenlétek nyilvántartását, amikor neki kényelmes. Ráadásul pár kattintással lezárható 1-1 jelenléti ív.
  • Az oktatók közti kommunikáció is egyszerűbb lett, mert minden órával és résztvevőkkel kapcsolatos fontos infóhoz hozzáférnek online.
  • Margaréta pedig könnyedén átlátja a teljes úszóiskola működését a mindig friss statisztikáknak köszönhetően.

Záró gondolatként még egy idézet az úszósuli vezetőjétől:


Nemes-Molnár Margaréta, a Polly Úszóiskola vezetője

„Az előző rendszerhez képest most úgy érezzük, hogy a MotiBro-val sokkal jobb, gördülékenyebb. Minden visszakereshető, például ha egy gyerek elmaradt és fél év után visszajön, könnyen újra kezelhető a rendszerben.”

Köszönjük Margarétának, hogy megosztotta velünk MotiBro-s tapasztalatait, és hogy lelkes, újító partnerként számíthatunk rá, ha új fejlesztésekről van szó.
Mert mi veletek együtt alakítjuk a rendszert, hogy nektek és a hasonló nehézségekkel küzdő sorstársaitoknak is „sokkal jobb és gördülékenyebb” legyen!

Ha érdekel a mikéntje, kattints a gombra, és megmutatjuk te hogyan spórolhatsz pénzt és időt magadnak és a csapatodnak a MotiBro-val:

Kérem az ingyenes bemutatót!

Hozzászólások

    Send this to a friend