Ismerős az a stresszes érzés, amikor egyszerre szeretnél 5 dologgal foglalkozni? Esetleg el is kezdesz gyorsan egyet, majd belefogsz egy másikba, majd azt is félbehagyod, mert még egy feladat eszedbe ötlik, amit tegnap is meg akartál már csinálni, csak akkor is elfelejtetted…
Na igen. Nem vagy egyedül, minden teremvezetőnek/edzőnek/oktatónak vannak hasonló időszakai, de ha ez az állapot állandósul: időmenedzsment stratégiára van szükséged! Ez akkor is hasznos, ha nem folyamatos problémáról beszélünk. Mert ha kialakítasz egy számodra ideális időbeosztási rendszert, akkor sosem lesz többé szétszakadós periódusod, maximum sűrű napok, amikor sok a teendő, mégsem stresszelsz majd a feladatok mennyisége miatt.
Az időmenedzsment alapja: gondold át, mi a fontos!
Ahhoz, hogy megteremtsd az egyensúlyt a vállalkozásod, a vezetői/oktatói/edzői feladataid, egyéb munkád és a magánéleted között, olyan rutint kell kialakítanod, amely gyorsan beivódik a mindennapjaidba. Nem érzed nyűgnek, hanem inkább „virtuális asszisztensként” tekintesz rá, amely hosszútávon megkönnyíti az életed.
Pontokba szedtük azokat a lépéseket, amelyeket ha alkalmazol, kialakíthatod a saját időbeosztási folyamataidat. Ez segíteni fog a fontos teendőkre fókuszálni, és megóv attól, hogy szétforgácsolódjon az energiád a rengeteg feladat miatt. Nem utolsó sorban: hatékonyabb leszel, mint valaha!
9+1 lépés a profi időbeosztáshoz
A lépések nagyrészt a legendás David Allen Intézz el mindent! (GTD) módszerén alapszanak, amelyből bestseller könyvet is írt. Többek között itt olvashatsz bővebben a módszerről és a szerzőről. A könyvet 28 nyelvre fordították le és világszintű sikert aratott. Olyan multicégek is alkalmazzák, mint a Siemens és a Nestlé. A szerző amúgy fiatalon fekete öves karatemester volt, és a sportban szerzett tapasztalatait is átültette a hatékony időgazdálkodás módszertanába.
1. Ne tartsd a fejedben, inkább írd le
Az agyad nem arra lett kitalálva, hogy millió információt tároljon. Minden nap írd le, ami a fejedben motoszkál. Legyen az egy kósza ötlet a következő órádhoz, edzésedhez vagy akár egy nyílt nap szervezése (<- a cikkben foglaltak alkalmazása után végre erre is lesz időd). Ahogy eszedbe jut, írd ki magadból. Megteheted ezt egy kis jegyzetfüzetbe, amit mindig magadnál tartasz, de praktikusabb, ha online eszközöket használsz. Ha már rohamtempóban fejlődik a technológia, miért ne fordítanád a javadra? Mivel a mobilod mindig nálad van, használd ki a felhő alapú szoftvereket, alkalmazásokat. Gondolataid tárolására egyszerű megoldás pl. a Google Keep. Ez egy virtuális jegyzetfüzet, ahová többek között képeket is menthetsz, felcímkézheted az ötleteket, emlékeztetőt kérhetsz. Persze bármilyen más jegyzet applikáció megteszi.
2. Szelektálj, tisztázd le
Gondold át a leírtakat: ha tényleg teendő, akkor kövesd a 3-4-5. pontban leírtakat. Ha feleslegesnek találod vagy csak megszokásból csinálod, de a valódi hasznát nem tudod megfogalmazni, akkor kukázd ki! Amennyiben később valóban meg akarod csinálni, akkor ötlet/egyszer majd kategória.
3. Rendszerezd a teendőket
Ehhez válassz ingyenes feladatkezelő alkalmazást (magyar nyelvű például a feladatlista.hu, a Google naptár és a Trello). A csoportosításhoz alakítsd ki a számodra megfelelő kategóriákat, mondjuk így: ötlet, nem sürgős, a héten, ma, kész.
4. Priorizálj
A napi-heti teendőket tedd fontossági sorrendbe, egyszerre egy dologra fókuszálj, ne dolgozz több feladaton párhuzamosan, mert csak magaddal szúrsz ki. Így keletkeznek a soha be nem fejezett teendők… A priorizáláshoz az Eisenhower mátrix nyújthat némi segítséget.
5. Ütemezz
Csak a konkrét határidős és az állandó, időhöz kötött teendőket (mint az órák, edzések) rögzítsd a naptáradba. Magánéleti programokat, feladatokat is ütemezd be, hogy azok se sikkadjanak el a munka miatt.
6. Hely és eszközök
Azaz ahol vagy, ott mit tudsz éppen elvégezni. Ha pont a stúdiódban/termedben/iskoládban vagy, és még van időd óra vagy edzés előtt, intézd el személyesen vagy mobilon, amit tudsz (eszközök előkészítése, terem rendbetétele, e-mailek, vagy ha van Motibro rendszered, akkor mondjuk a befizetések, bejelentkezések ellenőrzése stb.). Ha otthon vagy, dolgozz PC-n, laptopon vagy végezd el a családi, magánéleti teendőket. Ha kocsiban vagy, tervezd meg az utat: menj el tankolni, utána vásárolj be.
Nincs még saját Motibro-d? Kérj ingyenes demót, hogy lásd, számodra miben nyújt segítséget az automatizált vendégkezelési rendszer!
Ismerd meg élőben!
Egy rövid bemutató többet mond ezer leírásnál. Ha szeretnéd működés közben látni a Motibrót, kérj ingyenes konzultációt most!
7. Delegálj
Van olyan munka, amit más, pl. egy munkatársad jobban/hatékonyabban meg tud oldani? Akkor bátran kérd meg rá. Ha otthon nem csak te tudod elvégezni az adott feladatot, kérd meg a párodat, a gyerekeket, hogy segítsenek, vagy oldják meg helyetted. Nem kell mindent lepasszolni, de ha mérlegelted, hogy van más aki abban ügyesebb/tapasztaltabb/több ideje van rá/hatékonyabban el tudja végezni, akkor delegálj!
8. Minden nap frissítsd a napi/heti feladatlistádat
Reggel nézd át/írd be a teendőket, tedd sorrendbe őket. Az új ötleteket írd le, a beütemezett feladatokat nézd át, aktualizáld.
9. Cselekedj
Megvan a konkrét beidőzített feladat? Csináld meg. Egyszerre azt az egyet.
+1: A 2 perces szabály
Ha valami 2 perc alatt elvégezhető ott és akkor, hát tedd meg, hisz sokkal több idő átütemezni, mint letudni gyorsan.
Kezdj is hozzá, szedd ráncba az időbeosztásodat!
Ha a fentieket mielőbb átülteted a gyakorlatba, beszerzed a megfelelő eszközöket és ezt a pár lépést végigcsinálod, máris sokkal jobban fogod érezni magad. Már nem tobzódnak a gondolatok a fejedben, hanem minden a helyére kerül, feljegyezve, ütemezve, letisztázva. A káoszból hirtelen rend lesz. Napról napra egyre profibb leszel az időbeosztásban, pár hét alatt rutinná válik. Mert ahogy gondolat születik, már le is írod és beteszed a megfelelő helyre. Akkor csinálod meg, amikor annak az ideje és helye van. Mindig csak az adott teendőre fogsz koncentrálni, így nem érzed majd, hogy hat felé szakadsz, mert nem is. 🙂
Irányítsd a saját életed, és mindig lesz időd a fontos dolgokra!
Megosztanád?
Tetszett időgazdálkodási összefoglalónk és úgy gondolod, másnak is hasznos lehet? Akkor az alábbi gombok segítségével oszd meg vállalkozó, oktató és edző ismerőseiddel, hogy ők is ihletet meríthessenek belőle időbeosztásuk fejlesztéséhez. Köszönjük!
