Egy év klubvezetés papírmunka nélkül

Egy év klubvezetés papírmunka nélkül

2048 1365 Huncsik Péter

Milyen élmény egy harcművészeti klubot naprakészen tartani papír alapú kimutatások és excel táblák nélkül? Miben és hol tudja segíteni a klubvezetőket az automatizált ügyfélkezelés? Személyes hangvételű beszámoló 12 hónapnyi használatot követően.

Békássy Csaba, alias Csabi mester V. danos ITF Taekwon-do mester és a Magyar ITF Taekwon-do (röviden TKD) Szövetség Válogatott Szövetségi Kapitánya. A Zen Power TKD klub vezető edzője, gyermek és felnőtt csoportokat is oktat, emellett személyi edzőként is dolgozik. Már 2016. novembere óta használja a MotiBro ügyfélkezelési rendszert, így megkérdeztük a miértekről, és hogy milyen hatással van a rendszer használata a munkájára. 14 olyan pozitívumot emelt ki, amelyek rendkívül megkönnyítik a minden- napjait, így több értékes időt tud vendégeire és tanítványaira szánni.

 

Kockás füzettől a MotiBro-ig

Több mint 20 éves Taekwon-do edzői pályafutása alatt a korábbi, több edzővel működő klubjában is általában az ő feladata volt a tanítványokkal kapcsolatos adminisztráció, amelyet a klasszikus módszerekkel oldott meg: Excel táblázatban és füzetben vezetve a jelenléteket, a tagdíjakkal kapcsolatos információkat. Ezek a megoldások sosem voltak igazán hatékonyak, hiszen az edzésekre szánt időből kellett lecsípni a manuális adminisztrációhoz szükséges időt, vagy edzés előtt kapkodva kellett adminisztrálni a beszedett tagdíjakat. A korábbi befizetések és tartozások füzetben való visszakeresése pedig még több időt emésztett fel. A füzetben vezetett adatokat később be kellett másolni egy Excel táblázatba, hogy némileg rendszerezve tárolhassa az edzésekkel kapcsolatos információkat. Kettős munka, duplán elvesztegetett idő.

„Füzetben vezetni a jelenléteket és befizetéseket fárasztó, unalmas és rendkívül időrabló volt. Ráadásul a befizetések listája a különböző tagdíj opciók és tartozások miatt átláthatatlanná vált számomra és a tanítványok számára is. Időszerű volt változtatni ezen.”

 

Miután elkezdett személyi edzőként is dolgozni, már égetővé vált egy olyan online alkalmazás beszerzése, amely leegyszerűsíti az adminisztrációt, és mobil eszközön is gördülékenyen használható. Végül a sok külföldi ajánlat után rábukkant a magyar MotiBro rendszerre. Az élő Skype bemutatón látottak meggyőzték, és azóta is a mi rendszerünket használja a vendégeivel kapcsolatos információk kezeléséhez.

Az alábbiakban 10+4-es listába rendeztük Csabi mester tapasztalatait azokról a konkrét automatizmusokról és tulajdonságokról, amelyeket kiemelt helyen említett, és amelyek mind a személyi edzés, mind a csoportos TKD órák tekintetében harmadára csökkentik az adminisztrációs teendőivel töltött időt.

„Ezek azok a MotiBro sajátosságok, amelyek révén az edzéseimről örökre száműztem a szó szerinti papírmunkát.”

1. Mobilon használom legtöbbször:

+ okostelefonon bármikor elérem, nem kell se laptop, se PC (de persze ezeken a platformokon is működik)
+ valós időben és gyorsan tudok adminisztrálni, nem hagyom későbbre
+ a kezelőfelület átlátható, minden funkció nagyon egyértelmű, így egyszerű a használata

2. Átlátható órarend minden számomra fontos információval:

+ az összes foglalkozás típusomat egy órarendben megjeleníti
+ helyszínre és dátumra szűrhetek
+ minden alkalomnál megjelenik a max. létszám és a bejelentkezők száma, így tudom, mikor hány vendégre számíthatok
+ eltérő színnel jelöli az óra státuszát (lejárt, aktív vagy lemondott óra), csak rápillantok, és tudom melyikkel kell foglalkozni, melyikkel nem

3. Edzői bejelentkeztetés lehetősége:

+ ha a vendégem nem használja a rendszert, bejelentem online a kért időpontra, amelyről ő is e-mail értesítést kap

4. Online jelenléti ív aktuális bérletinformációkkal:

+ a jelenléti oldalon 1 pöccintés a jelenlévők bejelölése
+ minden sportolómnál fel vannak tüntetve a bérletadatok, van-e tartozása, van-e érvényes bérlete, még hány alkalom van hátra a bérletből (csak egy pillantás, nem kell keresgélnem, mint korábban a füzetben)

Okos Jelenléti Ív és Klub Órarend a mobilomon

5. Határtalan bérletopciók:

+ minden óratípusomhoz külön, korlátozás nélkül beállíthatok egyedi bérlettípusokat, akár akciós jelleggel is

6. Új órákat hozhatok létre pillanatok alatt:

+ fél perc alatt új óratípust, 1 perc alatt új órasorozatot vehetek fel a rendszerbe, pár kattintás és kész
+ a bejelentkezési és lemondási határidőt is szabadon beállíthatom, változtathatom

7. Lemondhatom az órát 1 kattintással:

+ pillanatok alatt lemondhatom az órát, amelyről a vendégeim is automatikus értesítést kapnak
+ azonnal frissül a weboldalamba beágyazott órarend (http://csabimester.hu/motibro-orarend)

8. A Sportolók funkcióval minden vendégadatot rendszerezhetek:

+ látom vendégeim edzésnaplóját, a bérlet adataikat, hogy mennyit jártak edzésre, így nyomon tudom követni az „életútjukat” is
+ ezen belül a sportolók adatlapja villámgyorsan szerkeszthető: ha nincsen saját MotiBro oldaluk, akkor is felvehetem az adataikat, és így e-mailen megkapják az értesítéseket is

9. Hat kattintással új helyszínt adhatok meg:

+ ideális, ha valaki hozzám hasonlóan több helyszínen is tart edzéseket, vagy pl. egyedi események kapcsán gyakran változik a helyszín

10. Statisztikák egy kattintásra:

+ számomra leghasznosabbak a bérletértékesítés és óralátogatások statisztikái, nyomon követhetem, hogy mely időszak volt erősebb és melyik gyengébb
+ az időszak szabadon beállítható

„A MotiBro-val nem csupán számomra vált az adminisztráció sokkal egyszerűbbé és átláthatóbbá, de a vendégeim számára is extra szolgáltatást jelent az online bejelentkezési lehetőség, és egyre többen élnek is vele.”

 

 

+ 4 előny, amelyek kifejezetten a Taekwon-do foglalkozások terén – de bármely más harcművészet esetén is – nyújtanak hasznos segítséget:

1. Gyerekedzések adminisztrációja:

+ a tanítványok mellett a szülők adatait is megadhatom a rendszerben, és a bejelentkezést a szülő online is tudja intézni

2. Fejlődési utak nyomon követése:

+ meghatározhatóak időintervallumok a szintlépésekhez, esetemben hány órán kell részt venni a tanítványomnak a következő vizsgán való részvételhez

3. Helyettes instruktor (segédedző) megadása:

+ egyedileg beállíthatom a hozzáférési jogokat, mely edzések adminisztrációját láthatja és szerkesztheti a segédedzőm
+ így ha ő tart edzést helyettem, ő is tudja vezetni a jelenlétit és befizetéseket, így nincs kimaradás

4. Klubvezetőként mindenről azonnal értesülök:

+ a rendszeren belül történt aktivitásról minden esetben e-mailt kapok, így mindent valós időben nyomon követhetek

A fenti tapasztalatok is azt mutatják, hogy a MotiBro rendszer mind a csoportos edzéseket tartó, mind az egyéni órákat adó edzőket, oktatókat tehermentesíti, hiszen az adminisztráció átláthatóvá és rendszerezetté válik, mobilon bárhol és bármikor elérhető, és nem utolsósorban a vendégek is pontos információkat kapnak az órákkal, bejelentkezéssel és aktivitásukkal kapcsolatban, ami erősíti a bizalmat edző és tanítvány között.

 

Köszönjük Csabi mesternek, hogy rendelkezésünkre bocsájtotta egy év alatt gyűjtött tapasztalatait a rendszerünkkel kapcsolatban! További sok sikert a klubvezetéshez!

Ha kíváncsi vagy egy jógastúdió vezetőjének véleményére is a MotiBróról, esettanulmányunkat itt olvashatod.

 

    Send this to a friend