Káoszból rendszer varázsütésre: edzések automatikus menedzsmentje

Káoszból rendszer varázsütésre: edzések automatikus menedzsmentje

1920 1342 Huncsik Péter

Előző cikkünkben, amelyben az automatizált klubirányítás előnyeit soroltuk fel (itt találod), kikértük olvasóink véleményét arról, hogy edzőként vagy klubvezetőként mely adminisztrációs feladatok nehezítik meg leginkább a mindennapjaitokat. Ez volt a konkrét kérdés:

„Szóval nagyon kíváncsiak vagyunk arra, hogy számodra mely adminisztratív teendők a legidegesítőbbek, mert az edzésekből vagy a szabadidődből veszik el az értékes időt?”

Több választ is meg lehetett jelölni, így képet kaptunk arról, hogy a leggyakoribb nehézségek milyen arányban bukkannak fel nap mint nap, vagyis az eddig érkezett közel 300 szavazat alapján kvázi sorrendet tudtunk felállítani ezekből a „fájdalmas” tennivalókból.

Hogy ne hagyjuk lógni a levegőben ezt az eredményt – hiszen okkal voltunk kíváncsiak a tapasztalataitokra -, a kapott sorrend szerint végigvesszük a szóban forgó edzői “nem szeretem teendőket”, és megmutatjuk, hogy a későbbiekben hogyan nyerhettek több időt magatokra, családra miközben a klubotokról is többet fogtok megtudni.

Nem fogunk mellébeszélni, ez a bejegyzés a MotiBro szoftver képességeit hivatott bemutatni azoknak az edzőknek és klubvezetőknek, akik bármilyen sportágban vagy mozgásformában csoportos órákat tartanak. Ugyanis csoportos órákat fenntartani, optimalizálni, adminisztrálni, mindent fejben tartani borzasztóan nehéz, rengeteg energiát emészt fel. A MotiBro-nak pedig pont ez az egyik fő célja, hogy a csoportos órák háttérmunkáinak terhét egy varázsütéssel levegye a válladról.

Nem maradt más hátra, elő a farbával:

 

A legidegesítőbb adminisztrációs terhek
TOP LISTÁJA

7. helyezett: A tanítványaid/vendégeid egyéni kéréseinek, igényeinek és állapotának nyilvántartása (edzésterv is) – az összes válasz 11%-a

Megoldás: mobilról is elérhető egyéni információk a tanítványi adatlapon

Akár minden tanítványomnál rögzíthetek egyéni tudnivalókat és célokat is?

  • Hogyne, minden tanítványodhoz rögzítheted a releváns eseti jegyzeteket, egyéni információkat.
  • Látogatásszám alapú játékos kihívásokat hozhatsz létre, amit a MotiBro automatikusan elkezd nyilvántartani.
  • Változatos statisztikákat kapsz minden tanítványodról, ezek alapján inspirálhatod őket például gyakoribb edzésre, vagy bizonyos feladatok gyakorlására.
  • A fentiek segítenek kitűzni a látogatási célszámokat, valamint a mérföldkövek elérésekor a tanítvány is láthatja az adatlapján, hogy milyen ütemben fejlődik: az írásos megerősítés is remek motivációs eszköz.

6. helyezett: Az edzések esetleges változásairól való információátadás e-mailen vagy telefonon minden tanítványodnak egyesével – ez is pont 11%

Megoldás: (automatikus)/ csoportos e-mail

Hogy lehet ezt egyszerűbben megoldani? Hiszen mindenkinek szólnom kell valahogy…

  • A beállított minimum létszám alatt az óralemondás automatikus (persze, ha akarod, ez csak egy lehetőség), a vendégeid üzenetben értesülnek erről, neked ez esetben sincs semmi extra teendőd.
  • Edzőként és klubvezetőként is tudsz kör-e-mailt írni, amelyet egyedi igényeidnek megfelelően állíthatsz, akár csoportokra szegmentálva, vagy a teljes tagságnak/vendégkörnek.
  • A klubod arculatára szabhatod az üzenetek megjelenését.
  • A tanítványaid többféle online felületen is értesülhetnek az edzések alakulásáról: klubod weblapjába beépíthető online órarendedből, saját sportolói oldalukról, és az emlékeztető e-mailjeidből is.
  • A biztonság miatt sem kell aggódnod: a MotiBro levelező rendszere is rendkívül biztonságos, csakúgy mint az adattárolás (vagyis attól sem kell tartanod, hogy adataid elvesznek az éterben, vagy bedöglik az adattárolód, netán eltűnik egy excel, vagy elázik a jelenléti napló…).

5. helyezett: Órarend vezetése/edzésekre való előzetes bejelentkezések kezelése – a válaszok 12%-a

Megoldás: edzések online kapacitás menedzsmentje

Jól hangzik, de mit is takar ez pontosan?

  • Az online órarend – amely weboldaladba is beágyazható – biztosítja, hogy minden bejelentkezésről azonnal értesülj, és a tanítványaid is egyszerűen átlátják az óráikat.
  • Ha megadod a maximum létszámot, akkor az órarendben látszik, hány szabad hely van még az adott edzésen (természetesen beállíthatod, hogy a tanítványaid számára elérhetővé akarod-e tenni ezt az információt).
  • Akár privát órákat is létre tudsz hozni, amelyekre csak a “kiválasztott tagok” tudnak bejelentkezni.
  • Ha a gyakran előfordul, hogy többen bejelentkeznek az órára, de mindenféle jelzés nélkül mégsem jönnek el, ezzel másoktól veszik el a szabad helyeket: semmi probléma, választható opcióként azt is beállíthatod, hogy bejelentkezéskor a rendszer automatikusan levonja a bérletből a lefoglalt alkalmat.

4. helyezett:  A bevételek és kiadások kimutatásainak megszerkesztése – a válaszok 13%-a

Megoldás: mindig naprakész vezetői statisztikák

A rendszer elkészíti helyettem ezeket a kimutatásokat?

  • Bizony, és ennél sokkal többet…
  • Automatikusan azonnal frissülő jelenlét és bérletértékesítési statisztikákon követheted nyomon, hogyan is alakulnak az edzéseid anyagi szempontból.
  • A jelenléteket edzésenként, vagy havi illetve akár egyedi kimutatás alapján ellenőrizheted.
  • A vendégeid látogatásairól egyénenként is tájékozódhatsz egy gombnyomással a mobilodon.
  • Ha klubodban többféle csoportos óratípus van, akkor a szoftver csoportonként is elkészíti a fenti statisztikákat, és a havi elszámolást is ezek alapján intézheted.

 

3. helyezett: Tag-/vendéglista vezetése, állandó frissítése (gyerekedzések esetén a szülők adatait is beleértve) – az összes válasz 14%-a

Megoldás: teljeskörű taglista

Miben más ez, mintha füzetben vagy excelben vezetném?

  • Minden tanítványodnak külön adatlapja van, amelyen az alapadatok, elérhetőségek és arckép mellett egyedi információkat is megadhatsz, mint esetleges extra igények, edzésterv, egyéni edzésnaplók, jegyzetek és sorolhatnánk.
  • A vendégek könnyen átlátogathatnak egy másik csoport órájára is, az edző azonnal látja a megfelelő vendégadatokat, és pofonegyszerű a pótlás más edzésen vagy az edző helyettesítése egy órán, mert a vendéglista adatait a klubvezető meg tudja osztani az oktatóival.
  • Ha bármi változik a tanítványoddal kapcsolatban, csak előkapod a mobilt, módosítod az adatot, és kész: nem kell felfirkantani egy cetlire vagy ezer más mellett megjegyezni, hisz 2 perc alatt frissíted is a rendszeredben. Ha mobilodról használod a MotiBro-t, akkor a mobilba épített beszédfelismerő segítségével akár be is diktálhatod az adatokat/jegyzeteket.

 

2. helyezett: Az edzéseken való jelenlétek vezetése papír alapon vagy excelben – a válaszok 17%-a

Megoldás: automatizált jelenlét-nyilvántartás

Hogyan váltja ki ez a régi módszereket?

  • Kiemelt előnye, hogy az óra előtt vagy után 1-1 pöccintéssel bejelölheted a jelenlévőket a rendszerben, ezzel egyidőben a klub kimutatásai (jelenlét, bérlet felhasználás, órák száma, aktív taglista csoportonként, új ügyfélszám, lemorzsolódó ügyfélszám, stb.) automatikusan frissülnek. Kinek lenne ideje mindezt mindig naprakészen tartani egy kockás füzetben?
  • Minden tag profiljához képet is feltölthetsz, így nem okoz majd gondot az új vendégek beazonosítása az edzéseken.
  • A jelenlétin található extra infóknak köszönhetően láthatod, ki milyen gyakran jár edzésre, így a lemorzsolódást megelőzendő ösztönözheted a ritkábban megjelenő vendégeidet akár szóban, akár emlékeztető formájában.

Ha már lemorzsolódás: mivel a Motibro-val egyszerűen nyomon követheted, kik azok a tanítványaid, akik egy kis bíztatásra szorulnak, ne hagyd veszni ezt az értékes információt és persze a tanítványokat se! Korábban megírtuk a vendégek megtartásának 11 legfőbb titkát… Itt találod őket, számodra is hasznos lehet!

Na jó, de én gyerekedzéseket tartok. El tudom érni a szülők adatait is gyorsan a jelenléti ívről?

  • Természetesen, a gyermekek adatlapján a szülők minden elérhetősége megadható, sőt -> vészhelyzet esetén a szülő azonnal hívható a rendszer segítségével. Nem kell külön lementeni az edző mobiljába a szülők elérhetőségi adatait.
  • Extra megoldásként a szoftver a szülői „távfelügyeletet” is biztosítja: a szülő a gyermeke profilján láthatja, hogy volt-e edzésen, és befizette-e a tagdíjat/bérletet.

 

és végül…

 

1. helyezett:
 Tagdíjak/bérletek nyilvántartása, kintlévőségek nyomon követése és behajtása – az összes válasz 22%-a

Megoldás: online tagdíj- és bérletnyilvántartás

Milyen információkat kapok meg pillanatok alatt?

  • Adott tanítvány az edzés előtt milyen érvényes bérlettel rendelkezik, hány alkalomra, meddig érvényes a bérlete és mennyi látogatás után nem fizette ki a tagdíjat/napijegyet/bérletet.
  • A bérletértékesítés 4 másodperc alatt megvan, és a rendszer rögtön össze is vezeti azt a korábbi tanítványi elmaradásokkal.
  • A klubvezető azonnal frissülő összefoglalót kap, ami megmutatja, hogy az elmúlt hónapokban hány tanítvány hány edzést nem fizetett ki.

Még miben könnyíti meg a dolgomat az online nyilvántartás?

  • tanítványaid saját felhasználói fiókot kaphatnak (ú.n. sportolói oldalt), ahol megnézhetik, milyen bérletük meddig érvényes, vagyis nem tőled kérdezik meg ugyanezt heti szinten. Ez különösen akkor érdekes, ha csak érvényes bérlet birtokában lehet bejelentkezni előzetesen egy órára. Ekkor a MotiBro csak annyi helyre enged foglalni, amennyit a tanítványi bérlet szabad alkalmai megengednek.
  • Mindig naprakészen láthatod a havi eladott bérletek számát és az összes edzésen való részvételt, így az állandó számolgatást el is felejtheted.
  • Mindezt  akár mobilon, bárhol, bármikor ellenőrizheted, amikor épp időd engedi, hiszen a rendszer online, azaz csak wifi vagy mobilnet kell hozzá.

Folyamatosan gyűjtjük az infókat arról, milyen mindennapi problémák nehezítik az edzők életét. Ezekhez igazodva fejlesztjük tovább a rendszert, hogy edzőként, sportoktatóként azt kapjátok, amire igazán szükségetek van. Ezért is készítettük el korábbi esettanulmányainkat egy jógastúdióval és egy Taekwon-do edzővel, hogy mi is és Ti is lássátok, számukra miben nyújt segítséget az automatizált klubmenedzsment szoftver.

Ha úgy érzed, nem teljes a lista, és egyéb olyan klubmenedzsmenttel kapcsolatos kérdésed is akad, amire keresed a megoldást, de a fentiekben nem taglaltuk, akkor keress minket bátran! Egy ingyenes MotiBro bemutató alkalmával igyekszünk minden kérdésedre megadni a várva várt válaszokat.

Hozzászólások

    Send this to a friend