Egy fiatalember megkérdezte az okos edzőt:
– Mester, mi találsz a legértékesebbnek a klubodban? A most vett ultramodern futópadot? Esetleg a klub csillogó termét? – Ugyan, dehogy! – mosolygott az okos edző. – Ezek mind pénzzel pótolható kellékek. A klubom igazi értéke nem egy drága tárgyi eszköz. – Akkor mégis mi az? – kíváncsiskodott tovább a zöldfülű fiatalember. – A klubom legértékesebb része a vendéglistám és kapcsolatom a vendégeimmel. Több év munkám eredménye, szakmai elköteleződésem van benne. Vendéglistám segítségével bármikor újra tudom építeni a klubomat és a vendégekről vezetett feljegyzéseknek köszönhetően továbbra is hatékonyan tudom segíteni a fejlődésüket, még a csillogó, drága eszközök nélkül is!
A klubod két alappillére az ügyfél/vendég lista és az ügyfelekről vezetett dokumentáció. Ennek ellenére valószínűleg nem ismersz olyan klubvezetőt vagy sportoktatót, aki szívesen rendezgetné a tanítványai dokumentumait, vagy örömmel vetné bele magát a klubja adminisztrációs feladataiba.
A vég nélküli papírok és excel táblák még a legkeményebb sportoktatókon is kifognak, annak ellenére is, hogy tudják: ez megkönnyíti a klubjuk ügyeit és átláthatóbbá tesznek mindent.
Még mielőtt tovább lépnénk kíváncsi vagyok Te mit tapasztaltál a papír alapú és exceles adminisztráció esetében. Az alábbi rövid kérdőív teljesen anonim, semmiféle kötelezettséggel nem jár számodra, mindösszesen fél percet vesz igénybe.
Köszönjük, hogy kitöltötted a kérdőívet! Ebben az esetben láthatóvá váltak a többi klubvezető összesített válaszai is.
Akárhány óra is jött ki számodra végeredményben, biztos vagyok benne, hogy sokallod ezt az időt. Ez pedig érthető, hiszen sportoktatóként edzéseket szeretnél tartani és a tanítványaidat fejleszteni (beleértve, hogy minél tovább megtartsd őket, amihez kapcsolódó cikkeinket itt és itt találod), nem pedig excel táblázatokkal és papír feljegyzésekkel foglalkozni. Vezetőként pedig olyan fontos feladatokra is szükséges energiát hagynod, mint a klubtagság építése (ehhez ötleteket itt és itt mutatunk).
Az excel/papíros klubmenedzsment hátrányai
Miért számítanak elavultnak a papíralapú és exceles információtárolási megoldások? Miért vesznek el annyi időt? A sportklubok vezetőivel folytatott interjúink az alábbi veszélyeket, elégedetlenségeket hozta felszínre:
1. Körülményesek: ha valamit nem tudsz pillanatok alatt kikeresni, vagy néhány kattintásból elérni az már önmagában problémás. De ha tucatnyi teleírt dokumentumból kell kikeresned valamit, vagy egy átláthatatlan, 10-20 excel táblázatot tartalmazó mappából kell valamit előszedned, akkor az rettenetesen időrablóvá tud válni.
2. Nagy hibalehetőséget hordoznak magukban:Biztosan mindenki találkozott már azzal a problémával, hogy elütött egy nevet, nem vitt fel valamit az adott dokumentumba, vagy egyszerűen csak elkevert valamilyen fontos adatot. Ezek a problémák nap mint nap előkerülnek az exceles és a papíros megoldásoknál, ezzel is nehezítve a sportoktató életét. Számos esetben pedig nem is egy helyen kellene majd újra átírni az adatokat, ami dupla munkával/hibázási lehetőséggel jár.
3. Nem fognak idővel sem könnyebbé és egyszerűbbé válni: az exceles és papír alapú megoldások egyik legnagyobb problémája az, hogy az idő előrehaladtával is legalább annyi, ha nem több időt fognak elvenni tőled, mint most. A papírhalmok évek múltán is meglesznek majd, maguktól nem lesznek okosabbak (csúnya szóval informatívabbak), nem fognak többet tudni.
4. Nem hoznak közelebb a tanítványokhoz: A tanítványaid a kézzel kezelt és exceles rendszereknél csak egyszerű passzív információk a dokumentumokban. A papír- vagy excel file nem fogja felhívni a figyelmedet, hogy „Kiss Kata” tanítványod milyen elkötelezetten jár vagy még nem fizette ki a 3 hónappal korábbi tagdíját.
5. Elveszik a fókuszt az edzésről: Hogy egy ismert mondással éljek: nehogy már a befőtt tegye el a nagymamát! Klubvezetők esetében pedig, „nehogy már a klub adminisztrációs feladatai irányítsák az edzőt! Ezek a módszerek nemcsak, hogy nem hoznak közelebb a tanítványaidhoz, hanem még az edzésről is elvonják a figyelmet, hiszen a rengeteg papírmunka és a klubod átláthatóságának a megtartása miatt az agyad többet forog az adminisztráció körül, mint kellene.
6. Nem segítik a klub növekedését:az előbb felsorolt problémák mind hátráltatják a klubod növekedését és gördülékeny működését. A létszám növekedésével közel lineárisan emelkedik az adminisztrációs terhelésed, és egy idő után képtelen leszel növelni a klubodat anélkül, hogy ne kapnál agyvérzést a rengeteg munkától.
A felsorolt pontokból jól látszik, hogy az exceles és papíralapú adminisztrációs eszközöknek megvannak a maguk árnyoldalai, amelyek hosszabb távon inkább akadályozzák, mint elősegítik a munkádat.
Mégis mi a megoldás?
Amennyiben nem járható az, hogy több emberórát szánjunk a klubvezetés és vendégekkel kapcsolatos háttérfeladatokra, akkor nincs más hátra, mint, hogy okosabban használjuk fel az edzők és klubvezető idejét. Nézzük a részleteket:
1. Automatizáció: Az exceles ügyintézés legnagyobb problémája, hogy nagyon nehézkes a mögöttes kimutatások/értesítések automatikus elkészíttetése, frissítése, pedig maga az automatizálás venné le a legnagyobb terhet a klubvezető vállairól.
Hadd mutassak egy példát az automatizálásra: a legfontosabb és leggyakrabban végzett tevékenység a jelenlét és bérletek/tagdíjak befizetésének lekövetése. Ezeket végezze el az edző. De egy programozott rendszer segítségével a kintlevőségek, a bérletállapot és a statisztikák már maguktól létrejönnek. Ezzel a módszerrel rengeteg időt megspórol a klub vezetősége és edzői is, mert elég első körben csak eladni a bérletet és bejelölni, hogy ott volt a tanítvány, a többi már önmagától létrejön!
Az automatizáció:
– Egy folyamatosan frissülő jelenléti ívet és órarendet ad a kezedbe. – Pofonegyszerűvé teszi a bérletek kezelését. – Segíti a kintlevőségek kezelését, mert összefoglalóan és részleteiben is mutatja.
Kimutatásokat készít és ennek következtében egy átlátható és könnyen menedzselhető rendszerré varázsolja a klubodat.
2. Vendég adatok biztonságos elérése mobilról: Az edzőnél bármilyen körülmények között ott van az okostelefonja. A megfelelő rendszer segítségével az összes fontos vendéggel kapcsolatos adatot megkeresheti, megnézheti a mobilján keresztül. Ha az edzés előtt, vagy után bármely tanítvány egy, a saját fejlődésével, edzéslátogatásával, bérletével kapcsolatos kérdést tesz fel edzőjének, akkor csak néhány gombnyomás és az edző bármilyen információt elérhet a mobiljáról, elkerülve azt a helyzetet, hogy majd esélyt adjon a kintlevőségek további növekedéséhez.
Természetesen a másik oldal is működik: az edző mobilja segítségével előre fel tud készülni: ”ennek a tanítványnak már lejáróban van a bérlete, emlékeztetem szóban is.” Vagy „A másik tanítványom rég volt, ok, akkor beszélek vele, mi a helyzet.”
3. Klubbal kapcsolatos adatok biztonságos elérése távolról (=nem több füzetből vagy excel file-ból): Fontos, hogy egy klubvezető, illetve edzői számára bárhonnan, bármikor elérhető legyen a megfelelő jogosultsági szinten a munkájához szükséges vendég- és klubinformáció. Ennek segítségével a klubvezető irányítani és segíteni tudja edzőit, miközben azonnal látja, hogyan „mennek” az órák:
– Az egyes edzők elérik a saját kis csoportjuk adatait, rögtön tudják a vendégek jelenlétét és a bérleteladásokat rögzíteni. – Az egyes vendégek személyes adatait módosítani (ami a rendszeren keresztül végigfut). – A vendégek egyes óratípusok közötti átjárása miatti bérletkezelési gondok kipipálva, mert a bérleteket egy közös rendszerben kezelik.
A klubvezető biztonságban tudhatja klubja adatait: könnyen meg tudja oldani az egyes órák helyettesítését, új edzőket egyszerűen tud a klubjába befogadni. Azonnal látja az egyes edzőinél az órák létszám adatait, értékesített bérleteket, miközben saját maga az igazán fontos ügyekre képes koncentrálni legyen az a klub taglétszámának fejlesztése, szakmai tréningek szervezése, több idő a családra, önfejlesztésre.
Természetesen nem egy elérhetetlen, sci-fi filmek forgatókönyvéből kiollózott megoldást vázoltam fel. Közöttünk járnak olyan sportklub/stúdió vezetők, akik nemcsak használják az automatizált sportklub menedzsmentet, hanem megosztották velünk tapasztalataikat is. Elköszönés helyett javaslom olvasd el Pósa Fati, egy budapesti jógastúdió vezetőjének élménybeszámolóját illetve Békássy Csaba, harcművész mester és személyi edző egy évnyi használat utáni élménybeszámolóját.
