Úszóiskolai hétpróba: hogyan ne fulladj bele a papírmunkába

Amióta a MotiBro szoftveren dolgozunk, rengeteg tapasztalatot gyűjtöttünk arról, mi segítheti egy szabadidős sportklub mindennapjait, hogyan lehet hatékony, örömteli és nem merő küzdelem a klubvezetés. Viszont az úszóiskolákról, úszóklubokról szó sem esett eddig, mert nem is találkoztunk a ti nehézségeitekkel. Pedig van. Sok. Te mennyit tudnál 1 perc alatt csípőből felsorolni?

Úszóiskolát vezetni nem csak játék és mese… hogy egy klasszikust idézzünk 🙂

Egy véletlen folytán botlott a szoftverünkbe egy úszóiskola vezetője, akinek napi problémákat okozott az úszósuli irányításával járó adminisztráció: jelenléti ívek, bérletek, kifizetések, tanfolyami létszám, bérelt sávok és úszóedzők beosztása, ki-hol tart a fejlődésben, és még sorolhatnánk.

Ezért kapva kapott a lehetőségen, amivel mielőbb automatizálhatta az úszótanfolyamok háttérmunkáinak nagy részét.
Hogy pontosan milyen kihívásokra keresett megoldást, azt az alábbiakban tömören összefoglaljuk neked. Úszóiskola / úszóklub vezetőjeként vagy úszóedzőként tuti, hogy akár az összessel, de többel közülük te is nap mint nap megküzdesz.

1. Mindig aktuális órarend: te is szimpla táblázatban vezeted?

Körbenéztünk a hazai úszósulik között, és 3 általános gyakorlatot találtunk az órarendre: vagy statikus táblázatban felteszik a honlapra, vagy egy Google táblázatban vezetik, ami be van linkelve a weboldalukra. Vagy sehogy, azaz nincs fent információ az órák, edzések rendjéről.

Az első kettővel az a legnagyobb probléma, hogy nem frissül automatikusan, azaz nem látható, hogy adott alkalomra/tanfolyamra van-e még szabad hely, vagy teltház van, ezt mind neked kell manuálisan bepötyögni minden egyes jelentkező után. Huh, a gondolatától is leizzadtam. Követni is nehéz, minden újabb bejelentkezés tizen-perceket vesz el a napodból. Azt se feledjük, hogy a jelentkezni vágyók sem látják, mehetnek-e órára a kinézett időpontban, mert mindezt telefonon vagy e-mailben kell egyeztetni. Persze ugyanez a helyzet, ha semmilyen infó nincs fent az oldalon az időpontokról. Érdeklődés telefonon, e-mail-ben, te meg huszadszorra is elmondod ugyanazt. NAGYON MACERÁS! Neked és nekik is. Nem lenne sokkal egyszerűbb az életed (és a tanítványoké is), egy automatikusan frissülő órarenddel? De bizony, azt is elmondjuk mindjárt, hogy miért…

2. Órák töltöttsége, bejelentkezés: túl sok a résztvevő vagy túl kevés?

Az úszósáv bérlése drága mulatság, függetlenül attól, hány tanítvány megy el egy alkalomra. Így nagyon nem mindegy, hogyan tudod nyomon követni, hogy adott tanfolyamon van-e már elég résztvevő, vagy még rá kéne feküdni a hirdetésre. A veszteséges óra vagy tanfolyam nem buli…
Ha nálatok is többféle gyerek- és felnőtt csoport van, esetleg más jellegű órákat is tartotok (pl. búvárkodás, aquafitness), akkor havonta akár több száz tanítvány is megfordul az úszósulid óráin.
• Te hogyan adminisztrálod a bejelentkezéseket? Egyáltalán hogyan lehet órára/tanfolyamra beiratkozni? Telefonon, e-mailen, személyesen?
• Van egy jóóó nagy Excel táblád, amibe a gyorsan felfirkantott jegyzeteket vezeted át naponta, hogy nehogy elússzon a létszám, vagy elvesszen egy jelentkezés?
• A tanfolyamok telítettségét fejben tartod vagy azt is vissza kell keresgélned, ha befut egy hívás? Akárhogy is, nem irigyelünk!

Van erre egy nagyszerű megoldás: az online órarend automatikus bejelentkezéssel. Azaz a szülő vagy a résztvevő megnézi a weboldaladon az aktuális órarendet, látja, hogy van-e még szabad hely a kinézett alkalomra, és pár gombnyomással bejelentkezik. Kész! A létszám frissül, te csak megkukkantod, hogy hol áll az óra töltöttsége. A tanítványok (vagy szüleik) számára kényelmes, a nap 24 órájában elérhető, akkor foglalkozhat a bejelentkezéssel, amikor ideje van, nincs időkorlátok közé szorítva. Neked pedig rengeteg időt spórol meg azzal, hogy nem telefonon, e-mailen érkezik a jelentkezés, nem neked kell frissítened az órarendet. És ennél még sokkal többet tud az automatizáció!

3. Jelenlét-nyilvántartás és órapótlások: nincs utánkövetés, ha elvész az infó

A jelenlétek nyilvántartása nem csak azért sarkalatos pont, mert tudnod kell, hogy a tanítványoknak hány alkalom fogyott a bérletéből. Azért is égető a jelenléti ív pontos vezetése, mert neked vagy az úszóedződnek tudnia kell, hogy a tanítványaitok hány óra alatt fejlődtek adott szintre. Ha valaki több órát kihagy, akkor nagy eséllyel lassabban is fejlődik. Ezt megelőzendő pár kihagyott óra után fel tudod venni vele a kapcsolatot, és utánajárhatsz, mi az oka a távollétének. Így a lemorzsolódást még az elején nyakon csípheted. A kimaradt órákat azonban papíron vezetett jelenléti ívekből nehezen tudjátok kibogozni, de legalább is utána kell számolni. Ennél sokkal hatékonyabb, ha az online jelenléti íven követed a fentieket: hány órán volt jelen eddig, mennyi alkalom van még a bérletéből, hány órányira van a következő szinttől, és ezek csak az alapok. Így merőben egyszerűbb a pótedzéseket is megszervezni. Arról nem is beszélve, hogy a tanítványok neve mellett látod az arcképüket is, így sokkal gyorsabban rögzülnek az új tanítványok nevei.

4. Tanfolyami díjak begyűjtése, oktatói elszámolás: tudnod kell, mennyi az annyi

Ahhoz, hogy sikeres úszóiskolát vagy -klubot építs, elengedhetetlen, hogy mindig képben legyél a pontos bevételekkel és kintlévőségekkel. A tanfolyami díjak beszedését nehezítheti, ha sokféle tanfolyamod van, esetleg neked kell az uszodai belépőket is begyűjtened, ezt az összeget pedig külön kell nyilvántartanod.
Nálad hogyan fizetik a résztvevők és szülők a díjakat? Hányféle bérletopció és tagdíjfizetési lehetőség van? Az úszóklub pénzügyeinek kezelése az árképzéstől a részvételi díjak begyűjtésén át az elszámolásig komplex, többszereplős és időigényes folyamat. Ha többféle tanfolyamot tartasz, többféle díjjal működtök, és az edzők is gyűjtik a pénzt, vezetőként akkor is nálad összpontosul minden szál, amit rendkívül nehéz kézben tartani, ha nincs hozzá megfelelő háttérrendszered. Te mennyi időt töltesz hetente azzal, hogy rendben tartsd az úszósulid pénzügyeit?

Ennek az időnek minimum a harmadát megspórolhatod azzal, ha mindezt az online admin rendszeredben kezeled. Miért? Mert a különböző díjakat a rendszerben tudod adminisztrálni, a begyűjtött díjakat pár kattintással felvezeted, így mindig friss statisztika áll rendelkezésedre, hogy melyik tanfolyamod hogyan teljesít. Azt is rögtön látod, hogy mely tanítványodnak van hátraléka, ki hogy áll a befizetésekkel. Így az edzői juttatások elszámolása is leegyszerűsödik, nem neked kell számolgatni, kinek mennyi jár. Így lehet gyomorgörcs nélkül tervezni egy úszósuli életét!

5. A személyre szóló kommunikáció drága, de szükséges… és lehet olcsóbb is

Változás a tanfolyami időpontban? Te hogyan kommunikálsz a tanítványokkal, amikor személyesen nem megoldható? Fenntarthatsz több Facebook csoportot a különböző tanfolyamoknak, de az rendkívül időigényes, hogy minden csoportot „frissen” tarts, a tagok felvétele, törlése, minden infó fent legyen, és még így sem biztos, hogy mindenkihez időben elér az információ. Ha csak egy átfogó FB oldalad van az összes tanítványnak, vagy egy nagy e-mail lista, ami nincs csoportokra bontva, akkor meg nem tudod csak azoknak célozni az üzenetet, akiknek szól (adott tanfolyam résztvevői). Így a többieknek nem releváns infókkal lesz tele az üzenőfaluk/postafiókuk. Nem szerencsés. Az online háttérrendszerben időtakarékosan tudsz jól célzott üzeneteket küldeni a megfelelő csoportjaidnak. Csoport kiválaszt, üzenet megír, elküld, kész!

6. Hogyan szerzel új vendégeket? És a régieket próbáltad már visszacsábítani?

Évek óta működik az úszóiskolád? Jó eséllyel több száz, akár több ezer tanítvány is megfordult már nálad, így egy erős adatbázissal rendelkezel, ami remek alap a vendégszerzéshez. Pontosabban akkor az, ha mindez digitalizálva van, és automatikusan tudsz egyszerre sok régi vendéget megkeresni egy új ajánlattal. A régebbi tanítványok visszaszerzése olyan lehetőség, amivel még mindig kevesen élnek a szabadidős sportklubok közül is, pedig jóval könnyebb felmelegíteni a káposztát, mint újat főzni. Az ajánlás alapú vendégszerzés is akkor működik igazán hatékonyan, ha megvan hozzá az automatizált háttértámogatás. Így egyszerűen motiválhatsz, instant üzeneteket küldhetsz, és mégsem ezzel fogod időd nagy részét tölteni.

7. Az adu ász: minden adat nálad marad!

Több edzővel dolgozol? Volt már, hogy elment egy edződ az úszósulidból, és vitte magával az addigi tanítványok adatait? Necces kérdés, de sajnos előfordul, mint mikor a rafkós értékesítő – aki céget vált – elhappolja a szuper ügyfeleket. Na ez az, amit megelőzhetsz egy online adminisztrációs rendszerrel: az adatok a rendszerben maradnak, és csak azok férnek hozzá és olyan mértékben, akiknek és ahogyan te jogosultságot adsz. Ugye, milyen megnyugtatóan hangzik?

Számodra a fenti 7 pont közül melyek okozzák a legnagyobb nehézséget? Esetleg más napi feladat eszi az idegeidet az úszásoktatás megszervezése kapcsán? Ha többet szeretnél tudni, mi mindenre használhatod még a rendszert az úszósulidban, csak írj nekünk vagy kérj élő bemutatót az alábbi gomb megnyomásával.